Bootcamp Candidate Privacy Notice
1. Who We Are
R8S ENTERTAINMENT LTD dba Room 8 Studio, a company incorporated in Cyprus, acts as the data controller for the purposes of this Privacy Notice.
2. Scope of This Notice
This Privacy Notice applies specifically to the recruitment and selection process for the Bootcamp program and supplements the Company’s general Privacy Policy.
3. Stages of the Selection Process
The Bootcamp selection process consists of the following stages:
- Application stage
- Written test task
- Technical interview
- Final interview with the Program Lead
Automated tools are used only at stages 1 and 2.
All final decisions regarding participation in the Bootcamp are made by human reviewers at later stages.
4. Use of Automated Tools and AI
Stage 1 – Application
At the application stage, candidates complete a questionnaire containing technical questions and tasks.
Automated tools based on large language models (LLMs) may be used to analyze candidate responses anonymously, without access to identifying information.
The tools evaluate answers by comparing them against predefined criteria, including correctness and completeness of explanations, and assign a numerical score on a predefined scale.
Based on this score:
- applications below a minimum threshold may be flagged as insufficient;
- applications above a higher threshold may be flagged as strong;
- applications within a mid-range are reviewed manually by HR specialists.
Automated tools do not independently reject or accept candidates.
Any rejection following this stage is performed manually.
Stage 2 – Written Test Task
At the second stage, candidates complete a written test assignment.
Automated tools may be used to support the review of test submissions by:
- checking answers against predefined correct solutions;
- identifying potential issues or inconsistencies in code or written responses;
- providing structured feedback to human reviewers.
These tools serve solely as decision-support instruments.
The final assessment and decision at this stage are always made by a human reviewer.
What Automated Tools Do Not Do
Automated tools used during the Bootcamp selection process:
- do not evaluate a candidate’s personality, behaviour or psychological traits;
- do not involve profiling within the meaning of data protection laws;
- do not predict future job performance or employability;
- do not make independent or final enrolment decisions.
5. Legal Basis for Processing
Personal data is processed for the purpose of conducting the Bootcamp selection process based on the Company’s legitimate interests in recruiting and evaluating candidates (Article 6(1)(f) GDPR).
6. Your Rights
Candidates have the right to:
- request information about the use of automated tools in the selection process;
- request human review of automated evaluation results at stages 1 and 2;
- express their point of view and contest the outcome of automated evaluation;
- lodge a complaint with a competent data protection authority.
Requests can be submitted by contacting: [email protected] .
7. Data Retention
Candidate data is retained only for as long as necessary to complete the selection process and handle any related requests, after which it is securely deleted or anonymized.
8. Language
This Privacy Notice is provided in English.
An informational Ukrainian version is made available for convenience. In case of discrepancies, the English version shall prevail.
Повідомлення про обробку персональних даних кандидатів на буткемп
1. Хто ми
R8S ENTERTAINMENT LTD, компанія, зареєстрована на Кіпрі, що здійснює діяльність під комерційним найменуванням Room 8 Studio, виступає контролером персональних даних для цілей цього Повідомлення про обробку персональних даних.
2. Сфера застосування цього Повідомлення
Це Повідомлення про обробку персональних даних застосовується виключно до процесу відбору та участі у буткемп-програмі та доповнює загальну Політику конфіденційності Компанії.
3. Етапи процесу відбору
Процес відбору на буткемп складається з таких етапів:
- Подання заявки
- Письмове тестове завдання
- Технічна співбесіда
- Фінальна співбесіда з керівником програми
Автоматизовані інструменти використовуються лише на етапах 1 та 2.
Усі остаточні рішення щодо участі в буткемпі приймаються людськими рецензентами на наступних етапах.
4. Використання автоматизованих інструментів та AI
Етап 1 – Подання заявки
На етапі подання заявки кандидати заповнюють анкету, що містить технічні запитання та завдання.
Для аналізу відповідей кандидатів можуть використовуватися автоматизовані інструменти на основі великих мовних моделей (LLM), анонімно, без доступу до ідентифікаційної інформації про кандидата. Такі інструменти оцінюють відповіді шляхом порівняння з наперед визначеними критеріями, зокрема правильністю та повнотою пояснень, і присвоюють числовий бал за визначеною шкалою.
Залежно від отриманого результату:
- заявки з результатом нижче мінімального порогу можуть бути позначені як недостатні;
- заявки з результатом вище встановленого порогу можуть бути позначені як сильні;
- заявки з проміжним результатом переглядаються вручну спеціалістами HR.
Автоматизовані інструменти не здійснюють самостійного відхилення або прийняття кандидатів.
Будь-яке відхилення після цього етапу здійснюється вручну.
Етап 2 – Письмове тестове завдання
На другому етапі кандидати виконують письмове тестове завдання.
Автоматизовані інструменти можуть використовуватися для підтримки перевірки тестових робіт шляхом:
- перевірки відповідей за наперед визначеними правильними рішеннями;
- виявлення потенційних проблем або невідповідностей у коді чи письмових відповідях;
- надання структурованого зворотного зв’язку для людських рецензентів.
Такі інструменти використовуються виключно як допоміжні засоби для прийняття рішень.
Остаточна оцінка та рішення на цьому етапі завжди приймаються людиною.
5. Чого автоматизовані інструменти не роблять
Автоматизовані інструменти, що використовуються в процесі відбору на буткемп:
- не оцінюють особистість, поведінку або психологічні характеристики кандидата;
- не здійснюють профайлінг у розумінні законодавства про захист персональних даних;
- не прогнозують майбутню професійну ефективність або працевлаштування кандидата;
- не приймають самостійних або остаточних рішень щодо зарахування до програми.
6. Правова підстава обробки
Персональні дані обробляються з метою проведення процесу відбору на буткемп на підставі законних інтересів Компанії щодо рекрутингу та оцінки кандидатів (стаття 6(1)(f) GDPR).
7. Права кандидатів
Кандидати мають право:
- отримувати інформацію про використання автоматизованих інструментів у процесі відбору;
- запросити перегляд результатів автоматизованої оцінки людиною на етапах 1 та 2;
- висловити свою позицію та оскаржити результат автоматизованої оцінки;
- подати скаргу до компетентного органу з питань захисту персональних даних.
Запити можна надсилати на адресу: [email protected] .
8. Зберігання даних
Персональні дані кандидатів зберігаються лише протягом строку, необхідного для завершення процесу відбору та обробки пов’язаних запитів, після чого вони безпечно видаляються або анонімізуються.
9. Мова
Це Повідомлення про обробку персональних даних складено англійською мовою.
Українська версія надається виключно для зручності ознайомлення. У разі розбіжностей між версіями переважну силу має англійська версія.